È sempre con un misto di piacere, stupore e delusione che assisto alle conferenze di servizi nel terzo millennio. Come si sa, le conferenze di servizi sono nate per snellire il procedimento amministrativo, attraverso un nuovo modo di organizzare i lavori: ritrovandosi cioè intorno al tavolo in modo da prendere decisioni in tempo reale (quasi).
Il pre-requisito della conferenza è che colui che vi interviene deve essere in grado di prendere decisioni in un quadro dinamico della situazione e della discussione all’ordine del giorno. Il soggetto deve essere, come dicono alcuni, legittimato. Io preferisco dire delegato, e infatti il partecipante dovrebbe normalmente presentare alla segreteria della conferenza una delega. Ma questa è una sfumatura.
La conferenza è presieduta dal presidente e vi è normalmente un segretario verbalizzante. Il verbale della conferenza è valido e efficace con la firma di questi due soggetti. L’oggetto della discussione è noto a tutti, in quanto gli intervenuti hanno già ricevuto la documentazione su cui pronuciarsi.
A fronte di quest’organizzazione piuttosto semplice e di buon senso, che succede in buona parte delle conferenze del terzo millennio?
Succede che da parte di alcuni enti vengono inviati “in missione” non uno, ma due dipendenti. Succede che qualche volta nessuno dei due ha la “delega”, che arriverà via fax (vietato tra pubbliche amministrazioni), dopo.
Succede che il partecipante arrivi con il parere già scritto e firmato, che consegna alla segreteria della conferenza, invece di limitarsi a spedirlo via mail dal suo ufficio. Se per caso la discussione evolve verso scenari in cui viene richiesta una decisione, può anche succedere che il partecipante si riservi l’invio della decisione dopo essersi consultato con il proprio dirigente, presso l’ente di appartenenza.
Succede che pur essendo terminata la discussione, tutti i partecipanti vengano “sequestrati” nell’attesa che la segreteria della conferenza rediga il verbale, da rileggere e limare perché a qualcuno non piace un certo inciso o un avverbio.  E perché tutti gli intervenuti controfirmino il verbale stesso.
Se la conferenza deve restare aperta per un certo tempo, in attesa di contributi da parte di altri soggetti o del pubblico, può anche succedere che la seduta della conferenza venga convocata di nuovo, alla scadenza, per prendere atto (come si dice in burocratichese), che non  sono pervenuti contributi. E in questo caso che si fa? Ci si guarda tutti un po’ spaesati e si firma un verbale dove si dice che non è successo nulla.

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Architetto. Esploratore.

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